Gerente de Administración, Finanzas y Operaciones

El objetivo del puesto de la gerencia es dirigir y supervisar la gestión administrativa, financiera y operativa de la organización, asegurando la sostenibilidad y eficiencia en el uso de los recursos para cumplir con su misión de mejorar la salud de la población a la que servimos. Debe Implementar estrategias de planificación financiera, control presupuestario y optimización de procesos, garantizando el cumplimiento normativo, la transparencia y la rendición de cuentas. Coordinar equipos multidisciplinarios para fortalecer la infraestructura operativa y administrativa, facilitando el desarrollo de programas y proyectos con un impacto positivo en la salud de la población atendida.

Responsabilidades:

Monitorizar y gestionar el rendimiento de su equipo de trabajo y su planeación operacional

• Gestionar al departamento de RRHH
• Crear un plan operativo anual del departamento basado en el plan estratégico de CES, y alineado con los diferentes departamentos de CES para cumplir con la misión organizacional, siempre enfocada en los usuarios. El plan debe ser creado en conjunto con los líderes de las diferentes áreas del departamento.
• Crear estrategias en conjunto con los liderazgos de cada área dentro del departamento (Subgerencias/coordinaciones) para garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
• Medir los niveles de satisfacción del equipo interno, así como asegurar la realización de evaluaciones de desempeño de por lo menos una vez al año de todo el equipo.
• Integrar al equipo de trabajo bajo la cultura organizacional de CES, con un enfoque constante en los valores organizacionales, un enfoque constante de colaboración entre áreas dentro del departamento, así como de las distintas áreas organizacionales, y con la dirección ejecutiva.
• Diseñar un plan integral y completo para mejorar el rendimiento y la satisfacción del equipo de trabajo, mejorar los resultados con respecto a la misión de CES, y ser lo más eficientes posibles.
• Trabajar en un plan de incentivos y desarrollo profesional basado en el rendimiento de los colaboradores, enfocado a la mejora de la misión de CES.
• Trabajar con los líderes de su área para crear el presupuesto anual para todas las actividades del área, así como supervisar su correcta ejecución.

Mantener una comunicación efectiva y metódica

• Colaborar con las distintas áreas de la organización, preocuparse por el bienestar general de los colaboradores, y apoyar en el crecimiento profesional de las personas a su cargo.
• Tener sesiones con regularidad con el equipo, así como con los líderes de cada área supervisada, con la finalidad de poder dar seguimiento a los objetivos establecidos y solucionar las problemáticas encontradas o bien mitigando los riesgos identificados para el éxito del cumplimiento de los objetivos.
• Trabajar con los líderes de área para que pueda estar preparados para las sesiones de Alineación y Balanceo, enfocadas en dar seguimiento a los objetivos organizacionales.
• Establecer los objetivos anuales, de acuerdo con el plan estratégico de CES, durante las sesiones de planeación anual.

Garantizar la viabilidad, necesidad, automatización, estandarización y normatividad de los procesos

• Toda actividad dentro de CES debe producir aportes significativas a los usuarios.
• Evaluar los procesos en CES y apoyar a los encargados de área a eficientizarlos o bien desarrollar los que hagan falta para poder asegurar el buen cumplimiento y la misión de CES.
• Desarrollar reportes analíticos de las diferentes áreas que permitan examinar el rendimiento de ellas, y a partir de ello planificar medidas tanto preventivas como correctivas.
• Trabajar con el área de impacto para establecer indicadores clave de rendimiento para las áreas dentro del departamento que ayuden a conducir y mejorar los objetivos para el cumplimiento de la misión de CES.
• Verificar la creación y documentación de los procesos organizacionales para que se lleven a cabo de manera continua, que se encuentren disponibles y existan canales claros de comunicación. Debe buscar que los procesos sean cada vez mas eficientes, transparentes e integrados.
• Apoyar e incentivar al equipo para que cada persona a cargo de las diferentes áreas que se gestionen impulsen al máximo la automatización para la eficiencia de los procesos, al menor costo posible, garantizando una mayor ventaja operativa.
• Impulsar la automatización de los procesos para de esa manera reducir la incertidumbre de los tiempos de respuesta, minimizar los costos operativos y los posibles errores humanos.
• Buscar la digitalización de los procesos y de la información, para coordinar la eficiente distribución de recursos y tareas de las diferentes áreas, así como velar por la buena gestión de cada área.
• Establecer normas dentro de CES con el fin de disminuir la tasa de errores dentro de las diferentes áreas. Un marco reglamentario y de estandarización de procesos y de acciones ayuda a ahorrar tiempo, esfuerzo y recursos.
• Establecer estandarización de los procesos y mejora de la productividad colectiva.

Administración Financiera

• Liderar la creación del presupuesto anual organizacional.
• Tener una amplia comprensión de los componentes operacionales del presupuesto y tomar decisiones de redistribución de recursos de acuerdo a las guías establecidas por la dirección ejecutiva.
• Supervisar que el área responsable en colaboración con la firma contable cumpla con los estatutos de Asociación Civil, Donataria Autorizada; y los requerimientos del SAT (materia tributaria y contable).
• Supervisar que el área responsable realice la elaboración, ejecución y coordinación presupuestaria con todos los departamentos de CES.
• Supervisar que el área responsable prepare los estados financieros y entregue reportes y soporte a todos los departamentos ( Reportes mensuales, revisión de medio año y revisión de final de año).
• Supervisar la elaboración de presupuestos anuales y por subvención, así como la elaboración de los reportes financieros de las subvenciones.
• Supervisar y apoyar al área responsable de mantener un sistema de controles internos y salvaguardar las finanzas de la organización.

Fungir como parte del equipo de liderazgo y cumplir con las responsabilidades que ello conlleva.

• Participar en las sesiones de Alineación y Balanceo, como ponente y moderador.
• Participar en las reuniones de pulso semanales para alinearse con el equipo de liderazgo.
• Participar en los retiros de liderazgos realizados de manera presencial 2 veces al año.
• Tener la capacidad de mantener un trato abierto y flexible con todos los otros miembros del equipo de liderazgo, con el equipo de PIH, con los donantes, y sobre todo con los usuarios de nuestros servicios.
• Participar en el rol de guardias del equipo de liderazgo.

Dependiendo de las actividades y necesidades las responsabilidades pueden adaptarse según los proyectos específicos conferidos por el líder inmediato

Compromiso de Salvaguarda y Prevención de la Explotación, Abuso y Acoso Sexual

En Compañeros en Salud (CES) estamos comprometidxs en garantizar que aquellas personas que se benefician de nuestro trabajo – incluidas todas las personas de las comunidades en donde laboramos - así como nuestrxs colaboradorxs, contratistas, voluntarixs, estudiantes y visitantes sean tratadxs con dignidad y respeto y protegidos de la explotación sexual, el abuso sexual y el acoso sexual y laboral y de cualquier otra forma de abuso sistémico, con esto se reducen los riesgos y las vulnerabilidades. Se llevarán a cabo una serie de revisiones previas a la contratación en conformidad con la política de CES. CES solicitará información a los empleadores anteriores de los solicitantes sobre cualquier hallazgo de fraude, acoso, acoso sexual y cualquier forma de abuso sistémico o incidentes bajo investigación. Al enviar una solicitud, la persona solicitante de empleo y/o voluntariado confirma que comprende estos procedimientos de contratación.