Asistente Administrativo/a

Descripción del Puesto:

El/La Asistente Administrativo/a desempeñará un papel fundamental en el apoyo al Director Ejecutivo de Global Learning Exchange Initiative (GLXi), proporcionando asistencia administrativa integral para garantizar el funcionamiento fluido de la organización. Esta persona actuará como un enlace clave, facilitando la comunicación entre el Director Ejecutivo y el equipo de GLXi, manteniendo a todos los departamentos alineados. El puesto también incluirá apoyo en la coordinación de proyectos, apoyo en redes sociales y apoyo presencial según sea necesario.

Reporta a: Director Ejecutivo

Responsabilidades Principales:

Apoyo Administrativo y Comunicación

• Gestionar el calendario del Director Ejecutivo, incluyendo la programación de reuniones, citas y arreglos de viaje.
• Coordinar materiales para reuniones, tomar actas y asegurar el seguimiento de los puntos clave de acción.
• Servir como enlace de comunicación entre el Director Ejecutivo y los miembros del equipo de GLXi para promover el intercambio de información de manera oportuna y efectiva.

Coordinación de Proyectos

• Apoyar en tareas de gestión de proyectos, monitoreando plazos, entregas y avances en iniciativas críticas de la organización.
• Coordinar con otros miembros del equipo de GLXi para garantizar la alineación y el cumplimiento de los objetivos en los distintos departamentos.

Documentación e Informes

• Preparar y organizar informes, presentaciones y otros documentos requeridos.
• Mantener archivos digitales organizados y actualizados en Google Drive para un acceso y referencia fáciles.

Planificación de Eventos y Reuniones

• Apoyar en la planificación y logística de eventos como reuniones del personal, retiros y eventos comunitarios o con partes interesadas.
• Asistir con la logística de eventos presenciales y virtuales según sea necesario.

Redes Sociales y Comunicaciones

• Apoyar al equipo de comunicaciones en la creación, programación y publicación de contenido en español para las plataformas de redes sociales específicas de Guatemala.
• Desarrollar ideas de contenido alineadas con el mensaje y la misión de GLXi y brindar apoyo para iniciativas de alcance.

Requisitos:

• Experiencia previa en apoyo administrativo, preferentemente a nivel ejecutivo.
• Fuertes habilidades organizativas con atención al detalle y capacidad para priorizar en un entorno dinámico.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés.
• Dominio de herramientas de Google Workspace (Drive, Sheets, Docs) y familiaridad con software de gestión de proyectos.
• Profesionalismo sólido y capacidad para mantener la confidencialidad.
• Experiencia o conocimiento en el sector sin fines de lucro o educativo es una ventaja.