Ferramenta de Produtividade | Saindo do seu emprego? Use este Modelo de Plano de Transição
Um importante aspecto para sair de seu emprego deixando as portas abertas é fazer a transição dos seus projetos e responsabilidades de forma suave. Você pode estabelecer o êxito dos seus sucessores ao criar um plano de transição e compartilhá-lo com um supervisor antes do seu último dia no escritório.
Um plano de transição deve explicar seus deveres e responsabilidades cotidianas, seus projetos atuais, os prazos futuros e os principais contatos. Vamos começar detalhando cada item.
Deveres e responsabilidades cotidianas
Nesta seção, você deve se concentrar nas principais responsabilidades que precisam ser executadas para que o trabalho que você faz experimente o mínimo de interrupção possível. Uma forma de identificar esses deveres é se perguntar: "Se ninguém fizesse esta tarefa, o que aconteceria?" Se a resposta for que outros projetos ou processos seriam interrompidos, inclua essa responsabilidade no seu plano.
Além disso, certifique-se de incluir quaisquer deveres recorrentes, como o gerenciamento dos registros mensais com um consultor ou a atualização dos resultados para o conselho de administração a cada trimestre.
Embora, nesta seção, possa ser tentador atribuir seus deveres a outros colegas, essa decisão pertence à sua chefe. Entretanto, você pode ajudá-la nessa escolha informando quais colegas têm ajudado você com certas responsabilidades e, portanto, já estão familiarizados com essas áreas do seu trabalho.
Os projetos importantes sob sua responsabilidade
Você está na metade do projeto de reescrever o manual do voluntário ou de atualizar o banco de dados de doadores? Talvez você está planejando uma série de webinars ou esteja nos estágios iniciais do planejamento de um comício no Congresso com organizações aliadas. Ao organizar seu plano de transição, certifique-se de explicar em que ponto os projetos estão, quais os itens em andamento e quais as próximas etapas, e de fornecer instruções para o acesso a quaisquer arquivos relevantes.
Você também pode pontuar quais projetos você pensa em concluir antes de sair e quanto tempo você espera despender para terminá-los. Essas informações podem ajudar sua chefe a decidir se esse é o melhor uso do seu tempo ou se ela quer que você se concentre em outra atividade durante seus últimos dias de trabalho.
Se você está encarregado de um projeto maior, como um grande evento que vai acontecer depois que você sair, é interessante fazer um plano separado para ele, que alguém possa seguir passo a passo para garantir que ele ocorra sem problemas.
Principais prazos futuros
Embora faça sentido você colocar os prazos dos projetos que você especificou na seção anterior, também podem existir prazos independentes para serem incluídos em seu plano. Por exemplo, pode estar se aproximando um prazo determinado para sua organização decidir quem enviar para uma conferência anual ou um prazo trimestral para apresentar formulários ao Governo.
Esses prazos independentes podem ser colocados nesta seção. Anote a data limite para entrega e o método dessa entrega (por exemplo, alguém precisa preencher um formulário ou enviar um e-mail para uma pessoa específica).
Principais contatos
Semelhantemente à seção de deveres e responsabilidades, sua seção de contatos deve se concentrar nos contatos mais importantes e não em todos os contatos da sua lista telefônica.
Pergunte a si mesmo: "Com quem as pessoas precisarão estar em contato para executar as tarefas e assumir os projetos que descrevi neste plano de transição?"
Sua seção de contatos principais deve listar as pessoas de dentro da sua organização, bem como as pessoas de fora. Uma lista de contatos internos importantes pode ser uma ótima “cola” para o seu sucessor (se sua posição estiver sendo preenchida) – pois dessa forma, ele saberá com quem entrar em contato no escritório quando se juntar ao time.
O modelo abaixo mostra a melhor forma de dispor esses itens para manter seus colegas informados e no caminho certo.
Modelo de plano de transição
Prezado [NOME DO SUPERVISOR],
Como discutimos, meu último dia como [CARGO ATUAL] será [DATA]. Este plano de transição explica meus deveres e responsabilidades do dia a dia, meus projetos atuais, os prazos futuros e os principais contatos.
Este documento está salvo em [LINK PARA O ARQUIVO], e vou deixar algumas cópias impressas sobre minha mesa no meu último dia.
Atenciosamente,
[SEU NOME]
Áreas de entrega
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Tradução: Débora Bodevan (deborabodevan4@gmail.com)
Revisão: Renato Orozco. Acesse o original em inglês aqui.
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As a nonprofit advocacy professional living in Washington, D.C., Deborah works with groups across the country to educate their communities and lawmakers about public policies that can help low-income residents make ends meet. She is passionate about helping people connect their interests to a cause they believe in and empowering them to take action.