Ano novo, local de trabalho renovado

O novo ano merece começar com um ambiente de trabalho organizado. Você trabalha em casa ou em um escritório? Seja qual for a resposta, “limpar a área” vai trazer um novo olhar para 2025.

Vamos falar sobre alguns tipos de bagunças com as quais temos que lidar e tomar alguma providência para se livrar delas para que você possa concentrar o foco no seu objetivo real — sua missão.

O que fazer com os sete tipos de “bagunças” do trabalho que interferem no seu conforto

Levante-se e dê uma boa olhada no seu local de trabalho. Pergunte-se o que tem impacto direto na sua produtividade e na sua satisfação. É bem provável que você se surpreenda com o que vai ler. Estes são os “entraves” mais comuns em um ambiente de trabalho:

• Papéis que você nunca usa. Podem ser projetos finalizados, rascunhos de excelentes ideias ou até mesmo anotações sobre a distribuição de verba do ano anterior. Guarde as versões finais que precisa consultar com frequência em uma pasta com a etiqueta “Para referência”. Se a papelada incluir itens que precisam ser armazenados para fins de conformidade, pergunte para o RH durante quanto tempo eles precisam ser guardados e arquive tudo nos devidos locais. Recicle ou passe pela trituradora o que não vai ajudar diretamente no seu trabalho.
• Restos de material de escritório. Canetas, dezenas de clipes de papel de vários tamanhos e blocos já utilizados de uma conferência que você participou há três anos podem ser colocados à disposição da sua equipe ou enviados para um centro de reaproveitamento de material de escritório.
• Seu celular. Um estudo de 2017 sobre o uso do telefone celular constatou que “até com pessoas que conseguem manter o foco, a simples presença desses dispositivos reduz a capacidade cognitiva delas”. Isso leva a um desvio de atenção quando você está tentando se concentrar em uma tarefa importante. A menos que seu trabalho inclua cuidar de redes sociais, encontre uma gaveta para colocar o celular para conseguir manter o foco em assuntos mais relevantes.
• Itens fixados no seu quadro de avisos. Livre-se daquelas frases motivacionais que não inspiram mais você, do telefone de alguém que você não tem mais contato e de artigos que você nunca consulta.
• Estoque extra.  É óbvio que relatórios anuais, folhetos e brindes de empresas podem servir como ótimos apoios para os pés, mas se você quer evitar que o seu ambiente de trabalho se pareça com um depósito, livre-se deles. Coloque o material de marketing atual em um armário com porta ou em uma gaveta do arquivo, guarde uma cópia de cada versão antiga e recicle o restante.
• Livros e revistas especializados que você não tem vontade de ler. Se você tivesse vontade de abri-los, provavelmente já tivesse feito isso há tempos. Marque um dia específico na agenda para ler artigos relacionados ao seu trabalho ou dê tudo isso para alguém.
• Pessoas nada solidárias ou relacionamentos tóxicos com colegas. Convenhamos que até mesmo o espaço físico mais produtivo e satisfatório não suporta um ambiente de trabalho ruim.

Reserve um tempo para arrumar a desordem

Se estiver pronto para arregaçar as mangas, aqui vão algumas dicas para organizar seu espaço.

O ideal seria reservar uma tarde inteira para isso. Mas se o dia estiver tão cheio que não dá para tirar uma tarde inteira, concentre-se primeiro no que for mais trabalhoso. Deixe para a próxima semana o que puder ser adiado. Todas essas coisas foram se acumulando aos poucos e você pode se livrar delas da mesma forma.

Uma opção interessante é convocar outras pessoas da sua equipe na arrumação dos espaços de trabalho deles. Chame a ocasião de “limpeza de começo do verão” ou “faxina do fim do ano fiscal”. Ligue o som, abra as lixeiras e comece a festa.

E não se preocupe, se durante a arrumação encontrar alguma coisa que vai demandar demais do seu tempo, volte a ela mais tarde.

O segredo aqui é começar, seja como for. Não perca tempo se preocupando com coisas que você não vai usar nem precisar mais.

Sua recompensa será uma nova dose de produtividade

Agora que você já dedicou tempo para limpar a bagunça, traga alguma coisa que dê prazer para o seu ambiente de trabalho. Volte-se para itens ou processos que trazem energia, economizam tempo e agradam você. Por exemplo:

• Plantas naturais. Um estudo mostrou que “empregados” que trabalham em ambientes com elementos naturais em geral sentem-se15% mais à vontade e são 6% mais produtivos e 15% mais criativos”. Procure plantas boas para purificar o ar.
• Música. Para estimular a criatividade, coloque uma música relaxante ou use fone de ouvido para não incomodar seus colegas.
• Papel, post-its e marcadores coloridos. Aproveite as vantagens de usar papel e caneta no lugar do computador e invista em materiais que você vai gostar de usar.
• Um gerenciador de senhas online. Peça uma sugestão para o pessoal de TI antes de escolher um método para o seu sistema.
• Uma conta para compartilhamento de documentos online como o Google Drive. Se o seu escritório ainda está enviando documentos do Microsoft Word por e-mail e se preocupando em manter as diferentes versões, um drive compartilhado é a melhor solução.
• Um software no celular para ler e armazenar os cartões de visitas. Depois de escanear os cartões para um banco de dados, você pode reciclar esse material (e colocar o celular de volta na gaveta).
• Alguma coisa para deixar a temperatura como você gosta. Um estudo mostrou que a produtividade cai cerca de 2% a cada grau acima de 25 graus, então coloque um pequeno ventilador de mesa se o escritório estiver muito abafado.

Dica de profissional: O esforço para anotar como você utiliza e se despede da desordem que o impede de avançar aumentará a probabilidade de aprender algo sobre si próprio que você poderá utilizar mais tarde. O melhor presente que você pode se dar depois de ter renovado o seu espaço é dez minutos para refletir sobre como tudo correu (por escrito é o melhor) e um momento para definir um método para manter tudo em ordem durante o ano. Sua saúde mental e seus colegas agradecem.

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• Tradução: Sandra Garcia (sgarcia555@gmail.com)

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