Guia para Recrutamento e Retenção de Voluntários

Em 1985, o dia 5 de dezembro foi instituído pela ONU como o Dia Internacional do Voluntário para celebrar as contribuições positivas dos voluntários pelo mundo. “Todo ano, fazemos uma luz brilhar sobre as pessoas e as causas que nos inspiram a servir, reconhecendo e agradecendo aos voluntários que emprestam seu tempo, talento e voz para fazer a diferença em suas comunidades”, diz Meg Moloney, Diretora de Operações da Points of Light, uma organização dedicada a facilitar o voluntariado para organizações sem fins lucrativos, empresas e indivíduos.

O Dia Internacional do Voluntário também é uma ótima oportunidade para iniciar ou aprimorar seu próprio programa de voluntariado. Mas assim como acontece em qualquer empreendimento, pode ser difícil saber por onde começar. É por isso que a Idealist se uniu à Points of Light para orientar você nas melhores práticas para recrutar, gerenciar e reter voluntários.

Neste guia básico de cinco partes, falamos sobre os conceitos fundamentais, compartilhamos nossas melhores dicas e colocamos você no caminho certo para aproveitar ao máximo seu programa de voluntariado.

1. Definindo as necessidades da sua organização
2. O anúncio do programa de voluntariado
3. Integração e orientação
4. Gerenciando os voluntários
5. Desligamento e networking

Parte 1 | Definindo as necessidades da sua organização

Grande parte do processo de recrutamento de voluntários consiste em determinar o que você quer e quem melhor se encaixa nas funções específicas. Encorajamos as organizações a “avaliar a necessidade de voluntários”, o que a desafia a considerar seus objetivos e a avaliar se a realização desses objetivos é ou não uma tarefa para voluntários.

Experimente detalhar os projetos mais urgentes da sua organização—seja participar de uma atividade pequena e que acontecerá apenas uma vez, ou ajudar a realizar um evento de grande escala—em um gráfico de vantagens, desvantagens e implicações. Coloque todos os pontos positivos e negativos de ter voluntários executando as funções, e inclua considerações como o nível de treinamento ou experiência requerida, as restrições de tempo e a dificuldade das tarefas.

Você pode acabar descobrindo que alguns projetos exigiriam muito dos voluntários, mas que pode haver muito trabalho para voluntários dentro destes projetos, se você os dividir em etapas.

Quando você entender quais funções precisa preencher, poderá seguir em frente com o recrutamento!

Parte 2 | O anúncio do programa de voluntariado

Enquanto o processo para encontrar voluntários é semelhante em alguns aspectos ao processo para encontrar funcionários pagos, também existem diferenças importantes para se manter em mente. Aqui estão algumas coisas para ter cuidado enquanto escreve e distribui seu anúncio.

Mantenha o título do anúncio claro, conciso e interessante. 

“Muitas descrições colocam ‘voluntário’ como a função, mas isso não é um cargo,” diz Meg. “Encorajamos escrever algo mais descritivo que ajuda a destacar melhor a importância da função e sua necessidade ou propósito.” Por exemplo, ao invés de escrever “Precisamos de Voluntários (Basquete)!”, escreva algo como “Treinador Voluntário de Basquete para Programa Juvenil.”

Faça uma boa descrição. 

“As descrições da função são a base para o recrutamento e a alocação final dos voluntários,” diz Meg. Deve-se ter um cuidado especial para incluir informações que irão, ao mesmo tempo, informar e inspirar os voluntários a se candidatarem. Enquanto elabora a descrição, preste atenção ao seguinte:

• Missão e Propósito. Em maio de 2020, a Points of Light descobriu que 55% dos adultos queriam focar em problemas que impactavam diretamente suas próprias comunidades. Por causa disso, é de suma importância compartilhar o efeito local e imediato que se espera do trabalho do voluntário. Também pode ser interessante explicar como essa oportunidade de voluntariado permitirá sua organização cumprir ou difundir sua missão organizacional.
• Localização e carga horária. Aqueles que procuram uma oportunidade de voluntariado geralmente já têm uma quantidade específica de tempo que podem doar. Deixe claro quantas horas, semanas ou meses você espera que os voluntários trabalhem, dessa forma atrairá somente as pessoas que podem firmar esse compromisso. Além disso, deixe claro se essa oportunidade é presencial ou remota (ou ambas), pois isso fará com que diferentes grupos de candidatos apliquem, dependendo da flexibilidade nesse critério.
• Qualificações necessárias e responsabilidades. Pode parecer óbvio, mas muitas vezes é difícil saber que detalhes incluir ou não. Se estiver em dúvida, prefira errar por colocar informação a mais. Caso esteja procurando por voluntários com alguma experiência ou conhecimento específico, deixe esse requisito claro desde o início.
• Treinamento e suporte. Nem todas as tarefas são iguais e algumas exigem mais preparo que outras. Certifique-se de avaliar o treinamento que irá fornecer para não espantar as pessoas de tarefas que pareçam muito desafiadoras.
• Informações de contato. Outro detalhe óbvio, mas muito esquecido. Sempre forneça claramente os dados para contato—incluindo nome, telefone e/ou e-mail—na descrição da função.
• Benefícios! Os voluntários doam o tempo livre deles para ajudar a sua organização, então é legal colocar o que eles ganham ao escolher você ao invés de outra organização. Os benefícios podem incluir qualquer coisa, desde comissão, alojamento e serviços de tradução, a brindes legais ou acesso a um evento comemorativo (remoto ou presencial) uma vez que a tarefa ou o programa é encerrado.

Parte 3 | Integração e orientação

Assim que começar a receber respostas ao seu anúncio, será importante ter um processo de integração e orientação eficaz—a começar pelo gerenciamento rápido e eficiente das próprias candidaturas. O Assistente de Recrutamento da Idealista tem exatamente esse propósito: é uma ótima ferramenta, gratuita e fácil de usar, que organiza e categoriza os futuros voluntários.

Dependendo do tamanho e do escopo de seus projetos, integrar e orientar o voluntário pode incluir entrevistas, análise de currículo e referências, e sessões de treinamento. “A orientação pode acontecer de diferentes formas, inclusive virtualmente,” Meg observa. “Em alguns casos, ela pode ocorrer no mesmo dia do projeto, enquanto outras organizações podem disponibilizar orientações mensais para as quais os voluntários podem se inscrever.”

Outras opções são documentos para download ou vídeos pré-gravados que cobrem o básico e são complementados por informações mais específicas do programa, comunicadas antes de começar um evento ou tarefa em particular. “Um dos objetivos mais importantes,” Meg acrescenta, “é assegurar que o voluntário entenda como os esforços dele ajudam a apoiar a missão da organização.” Como sempre, a comunicação com foco na missão é a chave.

Entrevistando os voluntários

Embora não seja sempre necessário, pode ser uma boa ideia conversar com os futuros voluntários para confirmar se eles têm as habilidades e qualificações necessárias, determinar se precisarão de algum suporte individual (como na questão da acessibilidade ou outras considerações), combiná-los com alguma função específica e compartilhar com eles mais informações sobre a organização.

Aqui estão algumas perguntas recomendadas pela Idealist que o ajudarão a obter as informações de que precisa e aos voluntários que escolher, a aproveitar ao máximo a experiência de voluntariado:

Por que deseja ser um voluntário em nossa organização?

Essa simples questão pode fornecer informações valiosas sobre os motivos e interesses do candidato. Perceba se ele se identifica com a missão da organização e o que espera ganhar do voluntariado. Isso permitirá que tanto você quanto ele tenham as expectativas alinhadas.

Pode me falar sobre algo de que gostou muito em algum voluntariado e algo que gostaria que tivesse sido diferente?

Com essa pergunta, é possível perceber que tipos de comprometimentos o candidato já fez no passado. Pode ser útil saber se ele já fez voluntariado no setor para determinar quais tipos de treinamento e integração serão mais úteis.

Por que acha que essa oportunidade de voluntariado combina com você?

Você terá uma noção da resposta com base na candidatura, mas pode ser útil ouvir o próprio candidato articular sobre os pontos fortes e as habilidades que irá trazer para essa oportunidade. Também podem haver experiências que não foram colocadas no currículo, mas que contribuíram para a carreira do candidato. Além disso, conhecer os pontos fortes do candidato ajudará você a pensar em quais outros projetos ele também pode ser útil.

Quanto tempo você pode comprometer?

Sugerimos colocar essa pergunta junto com suas expectativas de comprometimento de tempo ao voluntariado. Por exemplo, "Procuramos por um compromisso de X horas semanais e seria um diferencial ter voluntários que possam trabalhar um dia de final de semana por mês. Estaria tudo bem para você e seria algo possível de incluir em sua agenda?” Sempre confirme se o tempo que os voluntários são capazes de contribuir se alinha às necessidades da sua organização.

Fale sobre um caso onde suas responsabilidades se tornaram um pouco pesadas e você não foi capaz de entregar tudo. O que você fez?

A habilidade de se adaptar às mudanças nas demandas de trabalho é uma qualidade necessária para os voluntários. Perguntar sobre um cenário onde o candidato enfrentou uma situação desafiadora, te permite entender como ele lida com contextos onde as coisas não saem como planejadas. E continuando com uma pergunta do tipo “O que você faria de diferente caso isso aconteça de novo?” te ajuda a avaliar a capacidade do candidato de refletir e crescer com as experiências passadas.

Orientação

Independentemente de acontecer antes ou no primeiro dia do voluntariado, um processo de orientação eficaz—seja ele virtual ou presencial—é uma ótima forma de apresentar os voluntários uns aos outros, ao projeto e à organização como um todo. “Os processos de integração e orientação eficazes devem ajudar a estabelecer uma base sólida para uma experiência de voluntariado positiva,” pontua Meg. “Deve ajudar tanto a entender as necessidades de supervisão e suporte do voluntário, quanto possibilitar uma oportunidade para a organização definir que tipos de comunicação o voluntário pode esperar.”

Ao elaborar o seu processo de orientação, tenha certeza de incluir os seguintes requerimentos:

• Dê instruções claras e forneça as informações relevantes. Isso inclui qualquer provisão que o voluntário precise trazer, opções de estacionamento e de transporte público, como ele terá acesso ao prédio ou ao local, e qualquer outra informação necessária para que ele chegue preparado. Além disso, deixe claro o que será fornecido para que o voluntário não se preocupe desnecessariamente com alguma coisa que já será providenciada para ele.
• Estabeleça regras e expectativas claras. A parte mais importante para um voluntariado de sucesso é certificar que todos estejam na mesma página. Isso inclui dar aos voluntários uma noção de quanto trabalho espera-se que seja feito (em cada turno, semana, mês, etc.) assim como informar quais políticas, procedimentos e protocolos devem ser seguidos.
• Esteja atento ao objetivo, mas também às pessoas. Muitos voluntários estão ali porque querem fazer a diferença e desejam alcançar isso enquanto ajudam os objetivos de sua organização. “Você deve assegurar que todas as comunicações tenham o tom adequado e que elas sejam envolventes e relevantes para o voluntário,” Meg aconselha. “Qualquer comunicação deve deixar claro que o voluntário é importante e as contribuições dele são apreciadas.”

Parte 4 | Gerenciando os voluntários

Seja o projeto grande ou pequeno, um bom sistema de gerenciamento é crucial para o sucesso do programa de voluntariado. Aqui vão sugestões e melhores práticas para ajudar na fluidez do seu programa.

Nomeie um coordenador

Um coordenador é crucial para informar aos voluntários sobre a quem eles devem reportar, pedir ajuda quando precisarem e com quem podem contar para orientá-los ou dar mais instruções.

Dependendo do tamanho da sua organização e do tipo de trabalho sendo feito, essa estrutura pode requerer uma rede de voluntários de diferentes níveis ou experiência, ou um coordenador em tempo integral responsável por supervisionar todos os projetos, gerenciar os grupos e cuidar do recrutamento e da integração.

Além disso, certifique-se de que os voluntários saibam a quem recorrer caso ocorram problemas maiores que seu supervisor não saiba resolver—principalmente se o supervisor também for um voluntário. “Todo voluntário deve conhecer a estrutura de supervisão,” diz Meg. “Muitas organizações podem contratar uma liderança voluntária para coordenar os projetos ou programas, mas os voluntários devem ser capazes de recorrer a um supervisor caso essa liderança não consiga ajudá-los em suas dúvidas ou necessidades.”

Mantenha-se organizado

Monitorar o progresso, bem como o cronograma, as tarefas e as pendências, é essencial para qualquer projeto—e os voluntariados não são exceção. Fazer o levantamento do tempo de trabalho registrado pelo voluntário também pode ajudar a avaliar a necessidade ou não de contratação e a assegurar que as expectativas estão sendo alcançadas.

Quer você use planilhas do Excel, ou Google Docs, ou uma plataforma de gerenciamento mais robusta, saber o que está acontecendo nos projetos, quais metas foram alcançadas e estar atento ao cronograma é fundamental para o sucesso de qualquer programa.

Crie um manual do voluntário

Pode ser útil para os voluntários ter um ponto de referência caso surja alguma dúvida ou problema. Organizar um material com os procedimentos e regras básicas, incluindo as perguntas mais frequentes e as informações de contato dos departamentos relevantes, bem como dos gerentes e líderes de equipe, pode poupar muito tempo aos voluntários e evitar confusões.

Esse manual pode incluir coisas como:

• Visão geral das principais políticas organizacionais.
• Diretrizes do trabalhador relevantes para os voluntários, como código de vestimenta e de conduta.
• Detalhamento das expectativas gerais com base na missão e no objetivo da organização.
• Protocolos de segurança e cuidados.
• Contrato de voluntariado (a ser assinado pelos voluntários).

Providencie acompanhamentos ou encontros de voluntários

Independente da oportunidade ser de curta ou longa duração, é importante manter os voluntários informados sobre novos desenvolvimentos e dedicar tempo para resolver quaisquer questões ou problemas. Esses acompanhamentos podem ser conversas individuais, presenciais ou remotas, ou curtos encontros semanais com um supervisor ou gerente voluntário.

Ofereça oportunidades de treinamento

Um dos vários benefícios de se contratar voluntários é seu potencial de crescimento—seja como voluntário para uma posição de nível mais elevado ou se tornando um funcionário contratado em tempo parcial ou integral. É interessante ficar atento aos voluntários que vão além e se destacam, e dar a eles oportunidades de crescimento. Pode ser algo simples como um treinamento informal durante o almoço para aperfeiçoar as habilidades no Excel ou uma sessão de perguntas e respostas com um colega mais experiente em determinada área de interesse.

Quando você faz um bom gerenciamento, os voluntários se sentem valorizados e incluídos, e será mais provável que queiram voluntariar com sua organização outra vez—o que nos leva à última parte do nosso guia: Desligamento e networking!

Parte 5 | Desligamento e networking

Se existe o interesse em continuar o programa de voluntariado para além de uma tarefa ou evento específico, pode ser útil ter pesquisas de satisfação e formas de se comunicar com os voluntários no futuro. É muito mais fácil manter os bons voluntários do que encontrar voluntários novos, então dedique algum tempo em desenvolver relações para manter os voluntários engajados, informados e—claro—dispostos a voluntariar novamente com você!

Reconheça os bons trabalhos e demonstre gratidão

Mais uma vez, o foco principal da sua comunicação deve estar na missão e nas pessoas. “Reconheça o voluntário como uma pessoa, e não apenas durante o tempo que passam com você. Torne isso pessoal,” diz Meg. Almoços, happy hours, brindes e cartões de agradecimento são ótimas maneiras de mostrar apreciação. Como os voluntários não recebem pagamento, essas formas de reconhecimento são muito significativas.

“Também é importante ter em consideração como o voluntário deseja ser reconhecido e o que motiva seu engajamento,” Meg continua. “Sempre que possível, é legal compartilhar o impacto do voluntariado. Por exemplo, ‘Com seu apoio, conseguimos embalar 54kg de comida—o que equivale a 100 refeições—que serão distribuídos dentro da comunidade.’ Conecte isso à sua missão!”

Outra maneira de reconhecer os voluntários é postar sobre eles nas redes sociais ou no site da organização, ou ainda no jornal de circulação interna (claro que sempre com a devida permissão do voluntário!).

Mantenha contato!

Talvez o maior sinal de um programa de voluntariado robusto é se as pessoas continuam voltando—e a melhor maneira de fazer isso é estabelecendo formas claras e consistentes de comunicação. “Points of Light promove o engajamento das pessoas através das listas de e-mail e das redes sociais,” Meg conta. “Além disso, alguns membros da nossa Comunidade Global periodicamente organizam encontros de voluntários para continuar nutrindo o relacionamento entre o voluntário, a organização e a missão.”

Se conseguir manter os voluntários conectados à missão, interessados no progresso e inspirados a contribuir, você eventualmente terá uma rede de voluntários dedicados e fieis que ajudarão sua organização a prosperar.

***

A Idealist e a Points of Light acreditam que cada ação conta. Grande ou pequeno, global ou local, em grupos ou individualmente, qualquer passo em direção à construção de um mundo melhor é um passo na direção certa.

Aprenda mais sobre Points of Light,e descubra o poder de uma rede de voluntários dedicados, motivados e focados na missão ao postar hoje mesmo um anúncio de voluntariado na Idealist.

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• Tradução: Debora Bodevan (deborabodevan4@gmail.com)

Acesse o original em inglês aqui.

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