Como Gerenciar um Programa de Estágio

Estagiários podem trazer muitas vantagens para uma organização. Eles podem se transformar em um grupo talentoso para futuras contratações, adicionar capacidade à sua equipe e fornecer oportunidades de mentoria para novos gestores. Se você contrata estagiários regularmente, pode ser a hora de pensar em estruturar um programa de estágio mais formal.

Os programas de estágio podem ter diferentes formatos, dependendo do tamanho, necessidades e recursos da sua organização. A seguir, examinamos alguns componentes essenciais de programas de estágio fortes e apresentamos opções a serem consideradas.

Identifique o nível do estágio e desenvolva relações com Instituições de Ensino

É importante determinar o tipo de experiência que sua organização busca com os estagiários. Na maioria das vezes, estagiários são estudantes, mas também podem ser profissionais em transição de carreira ou que estão retornando ao mercado de trabalho após um período de afastamento. Considere a experiência que você pode oferecer ao seu estagiário ao avaliar seu nível de conhecimento. Por exemplo, um estágio que envolva trabalho administrativo e apoio à recepção pode ser ideal para um estudante do ensino médio que busca adquirir experiência de escritório e desenvolver suas habilidades de comunicação. Já um estágio que auxilie em pesquisas pode ser mais adequado para um estudante de graduação interessado em obter experiência de campo relacionada aos seus estudos.

Ao fazer essas avaliações, procure estabelecer relações com escolas ou outras instituições de onde possam vir bons candidatos ao estágio. Muitas faculdades e universidades possuem centros de carreiras que estão ansiosos para fazer conexões com organizações interessadas em receber estagiários durante o ano letivo ou no verão.

Nomeie um gestor para o programa de estágio

Os estagiários geralmente têm gerentes de projeto que supervisionam seu trabalho em tarefas específicas, mas, para que operações como contratação, integração e avaliação de desempenho funcionem sem problemas, é importante ter um gestor do programa de estágio. Normalmente, essa função é destinada a alguém do departamento de Recursos Humanos, mas também pode ser uma ótima oportunidade para um membro da equipe ganhar mais experiência em gestão. Ter um gestor de programa de estágio garante consistência para os estagiários, reduz o trabalho duplicado para os gestores de projeto e fornece um ponto central para todas as questões relacionadas aos estagiários dentro da organização.

Ofereça suporte estruturado aos gestores de estagiários

Supervisionar um estagiário é frequentemente uma responsabilidade dada a novos ou jovens funcionários para que adquiram experiência em gestão. Como os estagiários geralmente têm uma curva de aprendizado mais longa devido à menor experiência profissional, essa pode ser uma tarefa desafiadora para novos gestores. Diante disso, é importante oferecer aos gestores oportunidades regulares de feedback, além de estratégias que possam ser usadas caso o estagiário não esteja atingindo as expectativas de desempenho. Pode ser útil que o gestor do programa de estágio ou a equipe de recursos humanos organize reuniões regulares para que os gestores de estagiários possam compartilhar aprendizados e experiências entre si.

Crie um plano claro de integração para seus estagiários

Bons estágios dependem das primeiras semanas de trabalho, especialmente da experiência de integração, ou “onboarding”. Essa integração se refere ao processo de familiarizar e integrar novos funcionários à sua organização. Para os estagiários, essa etapa é especialmente importante, pois pode ser uma das primeiras experiências em um ambiente profissional além de moldar seus hábitos e ambições de carreira nos próximos anos. Para as organizações, um bom plano de integração ajuda os estagiários a aprender rapidamente e a contribuir de forma plena durante o estágio.

Programe eventos regulares e atividades para os estagiários

Embora você deseje que os projetos dos estagiários sejam concisos, específicos e atingíveis, a experiência geral do estágio deve proporcionar exposição e uma introdução aos diversos aspectos da sua organização. Considere organizar uma série de almoços informais ("brown bag lunches") onde diferentes membros da equipe falem sobre seu trabalho e suas carreiras, ou monte um painel com novos funcionários que foram contratados após a graduação nos últimos três a cinco anos. Os estagiários podem se identificar particularmente com esses colaboradores mais jovens, enxergando a si próprios em posições semelhantes em alguns anos. Além disso, pode ser útil organizar paineis com a alta gestão para discutir a direção da organização e oferecer insights sobre o setor.

Oferecer treinamentos internos também pode ser uma programação útil para os estagiários. Você pode considerar um workshop sobre habilidades avançadas em Excel, dicas para escrever e-mails profissionais ou outras áreas de desenvolvimento que você julgue necessárias. Esses treinamentos podem ser conduzidos pelo gestor do programa de estágio ou por gestores individuais e oferecem uma maneira tangível de demonstrar seu investimento no desenvolvimento dos estagiários, além de proporcionar habilidades necessárias para o sucesso no estágio.

Conduza entrevistas de saída e ofereça um processo de desligamento

O desligamento se refere ao processo de sair da organização e encerrar o trabalho ao final do contrato. É um exercício importante para qualquer funcionário, mas especialmente útil para estagiários, já que seu emprego é muitas vezes temporário. Geralmente, os estagiários estão começando suas carreiras ou são novos na área, por isso, envolver-se em uma conversa de desligamento pode ajudá-los a definir seus próximos passos e a aproveitar ao máximo a experiência. Também pode ser uma prática útil para refletir sobre sua própria gestão e o programa de estágio a longo prazo. Para saber mais sobre algumas boas práticas, acesse nosso blog de carreiras idealistas.

Finalize com uma oportunidade para compartilhar os projetos

Oferecer uma oportunidade para os estagiários apresentarem o trabalho realizado pode ser uma experiência gratificante para o estagiário, seu gestor e a organização como um todo. Pode ser algo simples, como reservar um tempo em uma reunião da equipe ou agendar uma reunião especial para que os estagiários apresentem um resumo dos projetos aos quais contribuíram, por meio de um PowerPoint ou um pôster, para os colegas de estágio e equipe. Combinar isso com um almoço de agradecimento aos estagiários no final da temporada também pode ser uma boa maneira de reconhecer o esforço de todos.

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Esperamos que essas sugestões inspirem ideias enquanto você planeja seu próximo estágio ou começa a desenvolver um programa de estágio.

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• Tradução: Clara Luz (claraluz.vaz@gmail.com)

Acesse o original em inglês aqui.

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