Asistente Administrativo/a para Programas

Introducción

La Asociación Interamericana para la Defensa del Ambiente (AIDA) es una organización pionera de expertos y expertas de América Latina que brindan apoyo legal y científico gratuito para proteger el ambiente y a las comunidades del continente. Trabajamos bajo el contexto de la crisis climática para lograr justicia ambiental y climática, así como para mejorar la gobernanza ambiental en el hemisferio.

Nos mueve la misión de fortalecer la capacidad de las personas para garantizar el derecho individual y colectivo a un ambiente sano. Para lograrlo, seleccionamos casos y proyectos emblemáticos en los que el uso estratégico del derecho internacional y la argumentación científica puede sentar precedentes claves. Ponemos a prueba nuevos enfoques, llevando la aplicación de leyes y tratados más allá de su alcance común. Identificamos y difundimos información acerca de las mejores prácticas, estándares científicos y técnicos para lograr la protección del ambiente.

Trabajamos de la mano de personas, comunidades, organizaciones nacionales y regionales, entidades gubernamentales, la academia y organismos internacionales. Somos una organización que aprende. Asumimos riesgos de manera inteligente, sin miedo a fracasar. Somos social y ambientalmente responsables, actuando con integridad y coherencia con nuestros valores.

AIDA tiene 25 años de experiencia en el logro de victorias para la protección del ambiente y de los derechos humanos en América Latina. Ello es posible gracias a nuestro equipo, compuesto por personas con formación en derecho, ciencias, comunicación, administración, recaudación y en áreas operativas, con un compromiso profundo y una comprensión integral de los desafíos y oportunidades que la región enfrenta en términos ambientales y de justicia climática. En su gran mayoría, nuestro equipo vive y trabaja en algún país de América Latina, desde Chile hasta México.

AIDA abre ahora una convocatoria de tiempo completo para brindar asistencia administrativa a las áreas programáticas de AIDA (Clima, Ecosistemas, Derechos Humanos y Ambiente). La vacante está dirigida a personas ubicadas en Bogotá, Colombia, con experiencia en asistencia ejecutiva, gestión organizacional y control interno.

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Antecedentes y contexto

AIDA se caracteriza por su equipo dinámico, profesional y comprometido. Cada persona que colabora en AIDA es clave para nuestro éxito y este puesto no es la excepción. AIDA cuenta con áreas programáticas por temas y con áreas operativas que dan soporte a toda la organización. Este puesto dependerá del área operativa de Administración y Finanzas. Quien ocupe la vacante brindará apoyo a los/las directores/as de las áreas programáticas. Además, será responsable de las principales tareas de oficina de AIDA en Bogotá, Colombia.

Esta vacante presenta una oportunidad de aprendizaje y crecimiento dentro de una organización dedicada a la defensa ambiental. Buscamos una persona con mucha iniciativa, atención al detalle, alta capacidad de organización, priorización, con fuertes habilidades interpersonales y que sea capaz de trabajar tanto de forma colaborativa como independiente.

Por ser una organización internacional, gran parte del trabajo en AIDA se desarrolla de manera virtual con colegas en todo el hemisferio.

OBJETIVOS DEL PUESTO

AIDA está creciendo y aumentar nuestra capacidad de operación, gerencia y organización es esencial para nuestro desarrollo. Quien ocupe el puesto trabajará principalmente con las/os directoras/es de programa y también con el equipo operativo. Su función principal será garantizar el cumplimiento y apego a las políticas y procesos operativos en las áreas programáticas, apoyando a las/os directoras/es en las funciones que involucran dichos procesos y políticas.

Responsabilidades Principales

Apoyo a las/os directoras/es de programa

• Logística y coordinación de reuniones.
• Soporte en la edición simple de documentos, gráficas y presentaciones (versiones casi finales) en cuanto a formato y ortografía.
• Revisión preliminar de reportes de tiempo de los equipos.
• Revisión preliminar de gastos en plataformas de pago, verificando el cumplimiento de políticas y requisitos.

Oficina de AIDA en Bogotá

• Organización física de la oficina de AIDA en Bogotá (contratación de servicios de limpieza, mudanza y telecomunicaciones; compra de insumos de oficina y cafetería; ser el primer punto de contacto, etc.).
• Control interno (validación de facturas, control de pagos, seguimiento a obligaciones fiscales y legales, solicitud de autorizaciones, etc.).
• Apoyo para acudir a las instancias gubernamentales pertinentes y/o para realizar trámites presenciales diversos para AIDA en Colombia.

A nivel regional

• Reserva y compra de boletos de avión para miembros del equipo, así como búsqueda y reserva de hospedajes, garantizando el apego a las políticas institucionales.
• Asistencia en la logística y coordinación de reuniones.
• Logística y control de agenda para las llamadas bimensuales de equipo.
• Apoyo en la organización de eventos de AIDA a nivel regional (logística, control de personas invitadas, materiales y apoyo a personas asistentes).
• Apoyo al área de Tecnologías de la Información en el levantamiento de inventarios y documentos de resguardo de equipos asignados al personal.
• Apoyo al área de Tecnologías de la Información para el seguimiento y control de garantías de equipos de cómputo, accesorios y otros.
• Apoyo para realizar sesiones de inducción (onboarding) en temas del área operativa a personas de nuevo ingreso.

REQUISITOS

• Mínimo tres años de experiencia en temas de apoyo ejecutivo organizacional.
• Formación profesional o experiencia significativa en áreas operativas, finanzas, contabilidad o experiencia asimilable.
• Excelente atención al detalle.
• Familiaridad y destreza para el uso de herramientas tecnológicas.
• Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
• Nivel de inglés intermedio (equivalente a B1).
• Uso eficaz del tiempo y de los recursos.
• Habilidad para recopilar, analizar, organizar y presentar información de forma eficaz.
• Orientación a resultados, adaptabilidad y gestión del cambio.
• Disposición para recibir retroalimentación y ser supervisado/a.
• Demostrada capacidad de trabajo individual y grupal con iniciativa y proactividad.
• Demostrada sensibilidad y conciencia de las necesidades y preocupaciones de personas de diversas culturas y orientaciones.
• Compromiso con ayudar a crear un ambiente de trabajo diverso, equitativo e inclusivo que promueve y celebra las diferencias de cultura, orígenes y orientaciones.
• Manejo avanzado de Office (especialmente Excel), plataformas de colaboración y comunicación.
• Disponibilidad para trabajar desde la oficina de AIDA en Bogotá.
• Disponibilidad para viajar al extranjero por periodos de hasta dos semanas, mínimo tres veces al año.

REQUISITOS DESEABLES

• Entendimiento de los procesos de una organización sin fines de lucro.
• Entendimiento de los procesos y trámites gubernamentales para organizaciones sin fines de lucro en Colombia.
• Manejo de plataformas: Quickbooks, Box, Trello, Teams y suite de Office 365.
• Experiencia con temas contables y programas de contabilidad.
• Experiencia trabajando en ONG o en organizaciones de interés público.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

• Ubicación: Presencial, en la oficina de AIDA en Bogotá, Colombia.
• Honorarios: A convenir con base en la experiencia.
• AIDA ofrece un esquema de trabajo flexible, un excelente ambiente laboral de la mano de un equipo multicultural, así como un atractivo paquete de beneficios y compensaciones que incluye seguro médico, tres semanas de vacaciones acumulables y una semana adicional por celebración de fin de año, jornada laboral tiempo completo de 7.5 horas diarias y un bono para desarrollo profesional, entre otros. Nos preocupamos por tu futuro financiero, por lo que proveemos un fondo de retiro a partir de los dos años de trabajo en la organización.

MATERIALES DE POSTULACIÓN

• Carta de interés de máximo una hoja en la que se mencione experiencia relevante y por qué se considera la persona ideal para ocupar el cargo.
• Currículo vitae u hoja de vida actualizada de máximo dos páginas. Solicitamos encarecidamente abstenerse de enviar información personal como fotografía, edad, estado civil, etc.

Los y las postulantes deben enviar lo antes posible todos los materiales de postulación en un único documento a: vacantes@aida-americas.org. Favor de poner “Asistente Administrativo/a para Programas” en el asunto del mensaje. Agradecemos indicar el medio por el cual conoció la vacante. HAREMOS UNA OFERTA DE TRABAJO EN CUANTO ENCONTREMOS AL CANDIDATO/A CALIFICADO/A.

Sólo se procesarán las solicitudes que tengan la documentación completa. Favor de comunicarse ÚNICAMENTE vía correo electrónico.