Asistente de Dirección Ejecutiva

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Objetivo del puesto: El Asistente de Dirección Ejecutiva tiene la responsabilidad de gestionar la agenda de la dirección, organizar reuniones y eventos institucionales, elaborar documentos, y garantizar el archivo y la protección de la documentación institucional. Además, realiza el seguimiento de áreas y programas, coordina la asistencia a nivel general de la oficina y le da seguimiento al presupuesto del área.

Responsabilidades básicas:

1. Gestión de Agenda y Coordinación:
   • Organizar y gestionar la agenda de la dirección ejecutiva para asegurar el cumplimiento de las actividades previstas.
   • Coordinar reuniones plenarias, comisiones, comités y eventos institucionales, incluyendo viajes relacionados.
2. Elaboración de Documentos y Reportes:
   • Elaborar informes, presentaciones, agendas, minutas, investigaciones y otros documentos requeridos por la dirección ejecutiva.
   • Consolidar informes de seguimiento de áreas y programas para su presentación en las reuniones plenarias.
3. Gestión y Archivo de Documentación Institucional:
   • Asegurar el archivo de convenios, acuerdos y documentación institucional para su resguardo adecuado.
   • Gestionar la transcripción de actas y organizar las firmas de los presentes en reuniones, así como las firmas relacionadas con poderes y convenios.
4. Presupuesto y Control Financiero:
   • Elaborar y gestionar el presupuesto de la dirección ejecutiva y sus órganos de gobernanza.
   • Manejar y controlar la caja chica, asegurando el seguimiento de gastos y recursos.
5. Soporte Administrativo y Logístico:
   • Coordinar el mantenimiento, funcionamiento y limpieza de la oficina para garantizar un ambiente de trabajo eficiente y organizado.
   • Coordinar pedidos de insumos de oficina para garantizar productos de uso común y articulación con proveedores de servicio.
   • Recibir y asisitir al público externo a la organización para asegurar y brindar una buena atención por los diferentes canales.

Requisitos específicos del puesto:

• Dominio avanzado de herramientas digitales (Microsoft Office/Google Docs: Word, Excel, PowerPoint, Gmail).
• Conocimiento de software de gestión administrativa o CRM.
• Manejo de sistemas de archivo físico y digital.
• Conocimiento básico en finanzas y presupuestos (para manejo de caja chica y presupuesto de la dirección).
• Familiaridad con la normativa legal y de documentación relacionada con convenios, acuerdos y firmas de documentos.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades de manera eficiente.
• Alta capacidad de organización, atención al detalle y manejo de agendas complejas.
• Habilidades para redactar informes, actas y otros documentos profesionales con precisión.
• Habilidades de comunicación escrita y verbal excelentes.
• Capacidad para interactuar de manera efectiva con diferentes públicos de interés.
• Discreción y habilidades para manejar información confidencial de manera adecuada.
• Actitud proactiva, responsabilidad y autonomía en la toma de decisiones.
• Disposición para aprender y adaptarse a nuevas tecnologías o procedimientos organizacionales.

Posición:

• Dedicación: Full time
• Días de trabajo: Lunes a viernes
• Modalidad de trabajo: Presencial
• Modalidad de contratación: Relación de dependencia