Consejos para organizar un evento de recaudación de fondos

Si bien las campañas de recaudación en línea o en vía pública son estrategias muy efectivas para las organizaciones sociales, no dejes de considerar el incorporar también algún evento presencial (como puede ser una cena, una competencia deportiva o hasta un festival).

Este tipo de experiencias son una opción extremadamente atractiva para cualquier organización porque ayudan a crear una relación única con los participantes (que sólo se logra a través del contacto presencial), pero es importante tomar en cuenta que hacerlo requerirá una inversión, ya sea de dinero o de tiempo.

Si ya lo tienen decidido y les gustaría organizar un evento presencial de recaudación de fondos (o fundraising) en tu ONG, te compartimos 3 consejos deberán tener en cuenta.

1. Definan los objetivos del evento

El primer paso para cualquier evento, además de definir sus objetivos, es establecer la ocasión en la que les gustaría organizarlo:

• A fin de año como una manera de celebrar los logros obtenidos.
• En alguna fecha clave para tu organización (como puede ser una efeméride vinculada con la temática en la que trabajan).
• O con motivo de algún proyecto puntual (por ejemplo, si están recaudando fondos para comprar algún equipamiento necesario para llevar adelante sus tareas). 

Luego pregúntese qué desean lograr con el evento: ¿conseguir mayor número donaciones individuales? ¿fidelizar a los actuales donantes? ¿recaudar fondos para alguna causa puntual? ¿posicionar su organización o su causa para facilitar recaudaciones futuras?

Con los objetivos claros, podrán pasar al siguiente punto.

2. Consideren los recursos con los que cuentan y establezcan el tipo de evento

Hay una gran variedad de ideas de eventos que pueden llevar a cabo, dependiendo de los recursos con los que cuenten y la magnitud que les gustaría darle. 

Algunas de ellas:

• Exposiciones de arte o de proyectos en los que trabajan en la organización (por ejemplo, si la organización realiza actividades manuales).
• Cenas, desayunos o brindis.
• Eventos de rendición de cuentas de tu organización y presentación de nuevos proyectos.
• Eventos deportivos (caminatas, carreras o un partido de fútbol, por ejemplo).
• Espectáculos o festivales benéficos (pueden contactar a artistas o hacer alguna presentación propia si en tu organización trabajan en la temática vinculada a la música o las artes escénicas ?).
• Subastas o feria de venta de productos.

3. Planifiquen con tiempo: involucren al equipo y repartan responsabilidades

Organizar un evento lleva más tiempo del que podríamos pensar al inicio, comiencen a planificarlo con el suficiente tiempo:

• ¿Dónde será? ¿Tienen algún contacto que pueda facilitarles el espacio?
• ¿A quiénes van a invitar? ¿la entrada tendrá costo? De ser así, ¿por dónde venderán los boletos?
• ¿Cómo será la convocatoria? ¿contarán con aliados externos para la promoción? ¿con cuánto tiempo de anticipación deberían lanzarla?
• ¿Ofrecerán comida? ¿existe la posibilidad de conseguir algún acuerdo con alguna empresa para que la patrocine?
• ¿Cuentan con el equipo necesario para el día del evento? ¿van a convocar voluntarios?

Reúnanse en equipo y comiencen a planear en conjunto, definan responsabilidades y calendaricen fechas clave.

TIP: Si tienen pensado contar con colaboradores para el día del evento, háganlos sentir parte desde antes (pueden organizar un pequeño encuentro previo para conocerse, repasar la agenda y realizar alguna actividad que ayude a fomentar el espíritu de pertenencia).

¡Todo listo para tu evento de recaudación!

Esperamos que los anteriores consejos les sirvan de inspiración para comenzar a organizar su primer evento de recaudación de fondos. 

Antes de comenzar a organizar una experiencia de estas características, recuerden analizar en profundidad si es la mejor alternativa para la organización en este momento porque, si bien no tiene por qué ser una gran inversión de dinero ( pueden conversar con empresas e instituciones que ayuden con donaciones o patrocinios), sí puede llegar a ser una gran inversión de tiempo.

Si en tu ONG están pensando en impulsar su estrategia de recaudación en línea, en esta nota te compartimos 8 plataformas ideales para hacerlo.

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