Executive Coordinator

(English version)

Position: Executive Coordinator

Organization: Amazon Frontlines

Country: Initially remote in the Americas with relocation to Ecuador in early 2025

Work Modality: Initially remote with travel Ecuador-based (Tena, Quito or Lago Agrio) starting in early 2025

About Amazon Frontlines

Amazon Frontlines (amazonfrontlines.org) is a 501(c)(3) nonprofit organization based in the Ecuadorian Amazon and focused on the Western Amazon Basin region. We fight the climate crisis by ensuring indigenous stewardship of the Amazon rainforest. We build power with indigenous leaders to form a bulwark of resistance throughout the Western Amazon, working together deep in the forest, in our organizing center in northeastern Ecuador, and in different spaces around the world. Our mission is driven by a commitment to environmental conservation and the empowerment of indigenous communities through partnership, a collaborative movement and sustainable practices.

The Position

The job of the Executive Coordinator is to provide high-capacity organization and coordination skills, knowledge and experience to the executive operations of Amazon Frontlines. The successful candidate must be detail-oriented, creative, flexible, good at prioritization and a natural written and oral communicator (Spanish/English). Experience supporting social impact organizations in a complex multicultural environment, including working with diverse team members, donors and board members is a plus.

The Executive Coordinator will provide constant, high-quality support to the Executive Director, facilitate executive outreach and external relations efforts, and also act as a liaison to the organization’s Board of Directors.

This is an exciting opportunity to be at the center of a dynamic and passionate multicultural network of people who are deeply committed to the fight to protect the Amazon, indigenous cultures and our global climate. You will need to be committed to supporting a successful grassroots movement based on hard work, humility, mutual respect and honest partnership. The job is perfect for someone who wants to apply their experience in an exciting and growing NGO.

This full-time position is able to be remote within the Americas (central time zone) to start, with relocation to Ecuador in early 2025. Regular travel around Ecuador and other locations will be required.

The Ideal Candidate

The Executive Coordinator will have experience in roles related to executive operational and administrative support, public relations and logistics. The person will be prepared to facilitate internal coordination efforts between Amazon Frontlines team members and associated partners, as well as help manage external coordination with international stakeholders. The Executive Coordinator will be a creative, leadership-oriented, organized, diplomatic, people-skilled person with exceptional written and oral communications and a reliable resource within our team, and must be proactive in managing individual workflows with a strong capacity to work autonomously and be able to keep tasks on track and moving forward.

Basic Responsibilities 

In this role, you will provide support to:

The Executive Director:

• Lead the coordination of the Executive Director's responsibilities, helping to ensure that the Executive Director focuses on priorities to advance the organization’s work and objectives.
• Provide a bridge for effective communication and collaboration between the ED and internal departments, maintaining credibility, trust and support.
• Coordinate the spaces and agendas for staff meetings and retreats, and compile and file notes as required.
• Coordinate and filter, and in some cases respond to external communications from the Executive Director such as email and other related communications.
• Be a safe point of support for the Executive Director that provides clarity in decision-making with priorities, in order to protect and care for time and well-being.
• Support the Executive Director with his calendars, meetings and pending tasks.
• Coordinate and schedule meetings/calls across many time zones.
• Support the ED with administrative matters, including helping to book travel and reconciling and submitting expense reports.
• Accompany trips and events in the territory, nationally and internationally, when necessary.

The Amazon Frontlines Board of Directors:

• Support the Board of Directors in their participation with the organization, including onboarding and ongoing support, through regular clear communication.
• Organize board meetings and trips to visit programs, coordinating logistics, collecting and preparing board materials, and assisting board members with travel arrangements, lodging and other items as needed.
• Request, draft and ensure materials for board meetings are prepared and distributed in advance of meetings.
• Maintains comprehensive filing of documentation related to board activities.
• Assist with translation (English/Spanish) as necessary.

The Amazon Frontlines leadership and program teams:

• Support the Development and Fundraising team in relations with donors and allies, identification of cultivation opportunities, support for special events and other responsibilities that contribute to the overall success of AF.
• Support the communications team in identifying opportunities and managing relations with media and key donors and supporters, including providing support for special events, obtaining content for social networks, implementing the social media strategy, and other responsibilities that contribute to the overall success of AF.
• Occasionally provide support to other teams, for example operations, human resources, people & culture, etc., on organizational and coordination issues and attend team meetings as needed.

Special Projects:

• Lead administrative coordination of tasks related to the priority project of the launch of Nemonte Nenquimo and Mitch Anderson's book and follow up work.
• Support the construction of the annual plan in coordination with the Executive Director.

Essential Skills, Experiences and Requirements:

• Minimum of 5 years of professional experience, including 1-2 years in an executive coordination and support capacity. Experience in a board liaison capacity is a plus. 
• A general understanding of nonprofit operations and nonprofit board governance.
• Very strong organizational skills, including the ability to multi-task, meet deadlines, manage group workstreams.
• Proven experience as a clear, diplomatic and effective communicator with diverse actors and stakeholders.
• Share the organizational values of Amazon Frontlines and a commitment to working hard and with humility to support our team, Indigenous partners and key stakeholders.
• Proven ability to work autonomously and to independently troubleshoot problems, complete tasks on time and free of errors with the ability to prioritize effectively.
• Proficiency in Microsoft Office and Google Suite with experience with CRM and email marketing applications a plus.  

AF is a multicultural and multilingual team. To be effective in your role, you will need to be bilingual in English and Spanish and be able to communicate at a high level in both. 

This role will require domestic and international travel (between 20-40% approximately). You will also be provided with opportunities to travel to the rainforest to meet the partner communities. There will also be times when you will need to work outside of regular work hours.

How to Apply

Please submit a one-page cover letter describing how your experience and skills apply to supporting Amazon Frontlines as Executive Coordinator and why this role excites you, along with a resume to BAMBOO LINK.

Amazon Frontlines is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, nationality, ethnicity, religion, political beliefs, age, gender, sexual orientation, or class. Additionally, Amazon Frontlines prides itself on having a diverse group of people within its various spaces. Therefore, we strongly encourage individuals from Indigenous and/or Afro-descendant communities to apply. All applications are welcome.

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(Spanish version)

Posición: Coordinador/a Ejecutivo/a 

Organización: Amazon Frontlines 

País: Inicialmente remoto en las Américas con reubicación a Ecuador a principios de 2025 Modalidad de Trabajo: Inicialmente remoto con viajes; con base en Ecuador (Tena, Quito o Lago Agrio) a partir de principios de 2025

Sobre Amazon Frontlines 

Amazon Frontlines (amazonfrontlines.org) es una organización sin fines de lucro 501(c)(3) con sede en la Amazonía ecuatoriana y centrada en la región occidental de la Cuenca Amazónica. Combatimos la crisis climática asegurando la gestión indígena de la selva amazónica. Construimos poder con líderes indígenas para formar un baluarte de resistencia en toda la Amazonía Occidental, trabajando juntos en lo profundo del bosque, en nuestro centro de organización en el noreste de Ecuador y en diferentes espacios alrededor del mundo. Nuestra misión está impulsada por un compromiso con la conservación ambiental y el empoderamiento de las comunidades indígenas a través de la asociación, un movimiento colaborativo y prácticas sostenibles.

La Posición 

El trabajo del/la Coordinador/a Ejecutivo/a es proporcionar habilidades de organización y coordinación de alta capacidad, conocimientos y experiencia a las operaciones ejecutivas de Amazon Frontlines. El/La candidato/a exitoso debe ser detallista, creativo, flexible, bueno en la priorización y un comunicador natural escrito y oral (español/inglés). La experiencia en apoyo a organizaciones de impacto social en un entorno multicultural complejo, incluido el trabajo con miembros de equipos diversos, donantes y miembros de la junta, es una ventaja.

El/La Coordinador/a Ejecutivo/a proporcionará un apoyo constante y de alta calidad al Director Ejecutivo, facilitará los esfuerzos de alcance ejecutivo y relaciones externas, y también actuará como enlace con la Junta Directiva de la organización.

Esta es una oportunidad emocionante para estar en el centro de una red multicultural dinámica y apasionada de personas que están profundamente comprometidas con la lucha para proteger el Amazonas, las culturas indígenas y nuestro clima global. Necesitarás estar comprometido con apoyar un movimiento de base exitoso basado en el trabajo arduo, la humildad, el respeto mutuo y la asociación honesta. El trabajo es perfecto para alguien que quiera aplicar su experiencia en una ONG emocionante y en crecimiento.

Esta posición a tiempo completo puede ser remota dentro de las Américas (zona horaria central) al inicio, con reubicación a Ecuador a principios de 2025. Se requerirá viajar regularmente por Ecuador y otros lugares.

El/La Candidato/a Ideal 

El/La Coordinador/a Ejecutivo/a tendrá experiencia en roles relacionados con el apoyo operativo y administrativo ejecutivo, relaciones públicas y logística. La persona estará preparada para facilitar los esfuerzos de coordinación interna entre los miembros del equipo de Amazon Frontlines y los socios asociados, así como para ayudar a gestionar la coordinación externa con partes interesadas internacionales.

El/La Coordinador/a Ejecutivo/a será una persona creativa, orientada al liderazgo, organizada, diplomática, hábil con las personas, con excepcionales habilidades de comunicación escrita y oral y un recurso confiable dentro de nuestro equipo, y deberá ser proactiva en la gestión de flujos de trabajo individuales con una fuerte capacidad para trabajar de manera autónoma y mantener las tareas en marcha y avanzando.

Responsabilidades Básicas 

En este rol, proporcionarás apoyo a:

El Director Ejecutivo:

• Liderar la coordinación de las responsabilidades del Director Ejecutivo, ayudando a garantizar que el Director Ejecutivo se enfoque en las prioridades para avanzar en el trabajo y los objetivos de la organización.
• Proporcionar un puente para una comunicación y colaboración efectivas entre el Director Ejecutivo y los departamentos internos, manteniendo la credibilidad, la confianza y el apoyo.
• Coordinar los espacios y agendas para reuniones y retiros del personal, y compilar y archivar notas según sea necesario.
• Coordinar y filtrar, y en algunos casos responder a comunicaciones externas del Director Ejecutivo, como correos electrónicos y otras comunicaciones relacionadas.
• Ser un punto de apoyo seguro para el Director Ejecutivo que proporcione claridad en la toma de decisiones con prioridades, con el fin de proteger y cuidar el tiempo y el bienestar.
• Apoyar al Director Ejecutivo con sus calendarios, reuniones y tareas pendientes.
• Coordinar y programar reuniones/llamadas en muchas zonas horarias.
• Apoyar al Director Ejecutivo con asuntos administrativos, incluyendo ayudar a reservar viajes y reconciliar y presentar informes de gastos.
• Acompañar en viajes y eventos en el territorio, a nivel nacional e internacional, cuando sea necesario.

La Junta Directiva de Amazon Frontlines:

• Apoyar a la Junta Directiva en su participación con la organización, incluyendo la incorporación y el apoyo continuo, a través de una comunicación regular y clara.
• Organizar reuniones de la junta y viajes para visitar programas, coordinando la logística, recopilando y preparando materiales de la junta, y asistiendo a los miembros de la junta con arreglos de viaje, alojamiento y otros elementos según sea necesario.
• Solicitar, redactar y asegurar que los materiales para las reuniones de la junta se preparen y distribuyan con antelación a las reuniones.
• Mantener un archivo completo de documentación relacionada con las actividades de la junta.
• Asistir con la traducción (inglés/español) según sea necesario.

El liderazgo y los equipos de programas de Amazon Frontlines:

• Apoyar al equipo de Desarrollo y Recaudación de Fondos en las relaciones con donantes y aliados, identificación de oportunidades de cultivo, apoyo para eventos especiales y otras responsabilidades que contribuyan al éxito general de Amazon Frontlines.
• Apoyar al equipo de comunicaciones en la identificación de oportunidades y gestión de relaciones con medios y donantes clave y simpatizantes, incluyendo proporcionar apoyo para eventos especiales, obtener contenido para redes sociales, implementar la estrategia de redes sociales y otras responsabilidades que contribuyan al éxito general de Amazon Frontlines.
• Ocasionalmente proporcionar apoyo a otros equipos, por ejemplo, operaciones, recursos humanos, personas y cultura, etc., en cuestiones organizativas y de coordinación y asistir a reuniones del equipo según sea necesario.

Proyectos Especiales:

• Liderar la coordinación administrativa de tareas relacionadas con el proyecto prioritario del lanzamiento del libro de Nemonte Nenquimo y Mitch Anderson y el trabajo de seguimiento.
• Apoyar la construcción del plan anual en coordinación con el Director Ejecutivo.

Habilidades, Experiencias y Requisitos Esenciales

• Mínimo de 5 años de experiencia profesional, incluyendo 1-2 años en una capacidad de coordinación y apoyo ejecutivo. La experiencia en una capacidad de enlace con la junta es una ventaja.
• Una comprensión general de las operaciones y la gobernanza de organizaciones sin fines de lucro.
• Habilidades organizativas muy fuertes, incluyendo la capacidad para realizar múltiples tareas, cumplir con los plazos, gestionar flujos de trabajo grupales.
• Experiencia comprobada como comunicador claro, diplomático y efectivo con actores y partes interesadas diversos.
• Compartir los valores organizacionales de Amazon Frontlines y un compromiso de trabajar arduamente y con humildad para apoyar a nuestro equipo, socios indígenas y partes interesadas clave.
• Capacidad comprobada para trabajar de manera autónoma y para solucionar problemas de forma independiente, completar tareas a tiempo y sin errores con la capacidad de priorizar eficazmente.
• Competencia en Microsoft Office y Google Suite con experiencia en aplicaciones CRM y de marketing por correo electrónico como una ventaja.

Amazon Frontlines es un equipo multicultural y multilingüe. Para ser efectivo en tu rol, necesitarás ser bilingüe en inglés y español y poder comunicarte a un alto nivel en ambos idiomas.

Este rol requerirá viajes nacionales e internacionales (aproximadamente entre un 20-40%). También se te ofrecerán oportunidades para viajar a la selva para conocer a las comunidades socias. También habrá momentos en los que necesitarás trabajar fuera del horario laboral regular.

Cómo Aplicar 

Por favor, envía una carta de presentación de una página describiendo cómo tu experiencia y habilidades se aplican para apoyar a Amazon Frontlines como Coordinador Ejecutivo y por qué este rol te emociona, junto con un currículum al ENLACE DE BAMBOO.

Amazon Frontlines es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por motivos de raza, nacionalidad, etnia, religión, creencias políticas, edad, género, orientación sexual o clase. Así como también Amazon Frontlines se caracteriza por contar con un grupo diverso de personas dentro de sus diferentes espacios, es por ello que recomendamos encarecidamente a las personas que pertenecen a pueblos y nacionalidades indígenas y/o afrodescendientes que presenten su solicitud. Todas las aplicaciones serán bienvenidas.

Amazon Frontlines es un equipo multicultural y multilingüe. Para ser efectivo en tu rol, necesitarás ser bilingüe en inglés y español y poder comunicarte a un alto nivel en ambos idiomas.