Claves para gestionar un voluntariado virtual

¿Qué tienen en común un voluntario en Argentina y una organización en Kenia?: los dos buscan generar impacto social y juntos, pueden hacerlo. ¿Cómo los conectamos?

La pandemia ha acelerado el hecho de que hoy más que nunca lo virtual se hace indispensable, también para apoyar en causas. Entonces, como organizaciones sociales tenemos un gran reto. No solo se trata de atraer el talento para generar impacto, sino utilizar las herramientas digitales para aprovecharlo allá donde esté, en nuestro barrio o al otro lado del mundo.

Si como organización quieres sacarle el máximo partido al voluntariado virtual, aquí van 6 claves que te ayudarán a hacerlo.

1) Sé claro con lo que necesitas

Primero responde esta pregunta: ¿las tareas con las que necesitas ayuda se pueden realizar de forma virtual? Si la respuesta es afirmativa, entonces por escrito empieza a enumerar de qué se tratan dichas tareas, cuánto tiempo el voluntario necesita comprometerse además de toda la información que cualquier persona interesada pueda necesitar para estar seguro(a) de si califica o no. Dependiendo de a quién estés buscando y de las tareas, puedes utilizar un medio para publicar. En Idealist, puedes hacerlo sin costo. Ya somos más de 150.000 organizaciones a nivel mundial y casi 3 millones de usuarios buscando oportunidades con impacto social.

2) Establece compromisos

Una vez ya tengas la persona o personas que van a ofrecer su tiempo de forma virtual, es importante que establezcas a lo que se comprometen cada una de las partes. Aquello que es responsabilidad del voluntario y lo que él o ella debe esperar de la organización. Es ideal que esta información no se quede en modo verbal. En lo posible, escribe un documento que especifique las responsabilidades individuales y mutuas, y asegúrate de que ambas partes lo han leído y firmado. Aunque no es obligatorio, se recomienda hacer este ejercicio, sobre todo en situaciones en las que no puedes entablar conversaciones cara a cara. Es un ejercicio simbólico que tiene una gran trascendencia, puesto que ayuda a que el compromiso sea más fuerte al establecer patrones mucho más formales.

3) Diseña un cronograma

Aunque las tareas y los tiempos puedan cambiar, es importante contar con un cronograma tentativo, que aunque sea flexible su modificación. Indica en él las tareas y los plazos que se deben tener en cuenta. En lo posible, establece qué tiempos se pueden cambiar y cuáles no. Así el voluntario puede manejar su tiempo mejor, prestando atención primero a lo más importante. Estos son algunos modelos que ofrece Microsoft.

4) Establece canales de comunicación

Al tratarse de una oportunidad virtual, la manera en que te comunicas con tus voluntarios es de gran valor e importancia. Los canales de comunicación deben ser tan claros como la frecuencia en la que se utilizarán. Al establecer los que sean más apropiados tanto para el voluntario como para la organización, no olvides elegir un día/hora/fecha concreta para dar cuenta del trabajo que se va realizado, así como otros canales que se pueden utilizar en caso de que algo surja a último momento, puede ser un teléfono fijo, una cuenta social, una Skype, Zoom o cualquier otro medio que sea apropiado.

5) Utiliza herramientas digitales de colaboración en línea

Hoy en día la tecnología no solo nos permite comunicarnos en tiempo exacto, sino también trabajar en grupo digitalmente. Existen herramientas que se han creado con tal propósito y que facilitan el intercambio de información. Es el caso de Google Docs, el cual te permite crear documentos, bases de datos, presentaciones, encuestas, además de otros formatos que permiten trabajar en simultáneo, compartir comentarios y ver las contribuciones individuales de quienes tienen acceso. También existen otras herramientas como es el caso de Trello, un panel digital utilizado para una variedad de tareas, entre ellas, la visualización de tareas pendientes y en curso, además del almacenamiento de nuevas ideas. Otra opción es Toggl, una herramienta digital para la gestión de proyectos.

6) Evaluaciones constantes

Además de la constante comunicación y la claridad que debe existir en cualquier tipo de voluntariado y sobre todo en un voluntariado que se desarrolla a distancia, debe existir un mecanismo de análisis del trabajo desempeñado. Se recomienda que estos procesos se desarrollen de manera constante por periodos de tiempo establecidos, dependiendo de las tareas a desempeñar, el cargo de responsabilidad y la disponibilidad de tiempo que se haya predeterminado desde el comienzo.

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